O controlo consiste na função de verificar que o resultado de certa actividade está de acordo com o previsto e pode incidir sobre elementos emitidos pelos sistemas de informação ou pela preparação autónoma de dados (i.e. analisa as margens por produto e prepara relatórios de desvios; revê as conciliações bancárias, etc.).
Por sua vez, a supervisão representa o controlo dos controlos, ou seja, a actividade desenvolvida por uma terceira entidade que verifica que o controlo foi executado (e.g. revê a análise das margens, e questiona os desvios acima de X e avalia a razoabilidade das explicações do relatório recebido; aprova as conciliações bancárias, etc.), apondo a sua assinatura e responsabilizando-se.

Existem vários erros possíveis numa organização, nas mais diversas áreas, e que aqui chamamos a atenção, e para os quais se requer a implementação de procedimentos de controlo para evitar que esses riscos se tornem efectivos.

A nossa vasta experiência, conjugada com a dos nossos parceiros internacionais, identifica as seguintes áreas de risco nas organizações e que requerem muita atenção.

A - Ao nível das compras

  1. Efectivação de uma compra que não estava autorizada
  2. Registo contabilístico de uma compra, cujos produtos ou os serviços não foram recepcionados
  3. Passivo incorrido (qualquer despesa), mas não reflectido na contabilidade
  4. Compra efectuada, mas registada incorrectamente (por um valor diferente do acordado ou do repcionado)
  5. Compra efectuada, mas registada numa conta errada
  6. Compra efectuada, mas registada num período diferente daquele em que ocorreu
  7. Totais de compras incorrectamente conciliados (entre registos autónomos e não integrados)

B - Ao nível dos pagamentos

  1. Pagamentos efectuados, mas não autorizados
  2. Pagamento registado, mas não efectuado
  3. Pagamento efectuado, mas não registado
  4. Quantia paga, registada incorrectamente (por um valor diferente do que se autorizou pagar)
  5. Pagamento registado num período diferente daquele em que ocorreu
  6. Pagamento registado numa conta imprópria
  7. Totais de pagamentos incorrectamente conciliados (entre registos autónomos e não integrados)

Também é necessário atentar para:

  • * Devoluções significativas de compras
  • * Compras significativas em moeda estrangeira
  • * Compras a empresas do grupo
  • * Compras de bens individuais de valor significativo
  • * Estimativas de royaltys a pagar (ou pagos)

C - Ao nível das vendas

  1. Registo de uma venda sem expedição do bem
  2. Expedição do bem, venda não registada
  3. Valor da venda registada incorrectamente
  4. Produtos expedidos para um cliente duvidoso (cliente com risco de crédito)
  5. Vendas incorrectamente classificadas
  6. Vendas registadas no período incorrecto
  7. Vendas incorrectamente agregadas ou transpostas para o razão (erro de interface)

D - Ao nível dos recebimentos

  1. Cobrança registada mas não depositada
  2. Cobrança não registada ou depositada
  3. Cobrança depositada, mas não registada
  4. Valor da cobrança registado incorrectamente
  5. Cobrança registada na conta errada (do cliente)
  6. Cobrança registada no período errado
  7. Cobranças incorrectamente agregadas ou transpostas para o razão geral

Também é necessário atentar para:

  • * Devoluções significativas de vendas
  • * Vendas ou cobranças relevantes em moeda estrangeira
  • * Venda de sucata e ou de grandes volumes
  • * Vendas e valores a receber de empresas associadas (do grupo) ou entidades com interesse na empresa
  • * Produtos de valor relevante
  • * Fixação do crédito
  • * Aceitação das encomendas
  • * Expedição de produtos e ou fornecimento de serviços
  • * Fixação e negociação de preços e condições contratuais
  • * Ajustamento/correcções aos saldos

E - Ao nível das existências

Nas matérias primas (MP):

  1. Transferência de MP registada, mas o produto não foi transferido
  2. Transferência de MP efectuada fisicamente, mas não registada
  3. Transferência de MP registada incorrectamente ou mal classificada
  4. Transferência de MP registada no período incorrecto
  5. Transferência de MP agregada incorrectamente (via interface ou outro meio)

Nos Produtos Acabados (PA) e nos produtos e trabalhos em curso (PTC)

  1. PA ou Mercadorias extraviadas ou roubadas
  2. Transferência de PTC incorrectamente registada
  3. Transferência de PTC registada no período incorrecto
  4. Transferência de PTC agregada incorrectamente (via interface ou outro meio)

F - Ao nível do custo das vendas

  1. Custo das vendas registado, mas os produtos não foram expedidos
  2. Produtos expedidos, mas o custo não foi registado
  3. Custo das vendas registado incorrectamente
  4. Custo das vendas registado em contas inadequadas
  5. Custo das vendas registado no período incorrecto
  6. Custo das vendas registado no período incorrecto

Para cada um destes tipos de erros possíveis ou potenciais cada organização deve desenvolver procedimentos que minimizam a sua existência e os activos da organização não sejam prejudicados.

Estamos disponíveis para vos ajudar a identificar as causas dos erros e implementar um ou vários controlos entre as melhores práticas a nível mundial e que os nossos especialistas podem recomendar. – Partilhamos Conhecimento.