El Control consiste en verificar que el resultado de cierta actividad está de acuerdo con lo previsto y que puede incidir sobre los elementos emitidos por los sistemas de información o por la preparación autónoma de datos (i.e. analiza las márgenes por producto y prepara reportes de desvío; repasa las conciliaciones bancarias, etc.).
Por otra parte, la supervisión representa el control de los controles, es decir, la actividad desarrollada por una entidad exterior que verifique que el ha sido ejecutado (e.g. Repasa el análisis de las márgenes, y cuestiona los desvíos sobre X y evalúa la sensatez de las explicaciones contenidas en el informe recibido; aprueba las conciliaciones bancarias, etc.), poniendo su firma e responsabilizándose.
Existen varios errores posibles en una organización, en las más diversas áreas, para las cuales llamaremos para la atención, y para los cuáles se requiere la implementación de procedimientos de control para evitar que esos riesgos lleguen a ser efectivos.
Nuestra vasta experiencia, junto con la de nuestros asociados internacionales, identifica las siguientes áreas de riesgo en organizaciones y que requieren mucha atención.
A - Al nivel de las compras
- Efectuación de una compra que no estaba autorizada
- Registro en la contabilidad de una compra cuyos productos o servicios no han sido entregados.
- Pasivo incurrido (cualquier coste), no reflejado en la contabilidad.
- Compra efectuada, pero incorrectamente considerada (por un precio diferente de lo previamente convenido o del de recepción).
- Compra efectuada, pero registrada en una cuenta incorrecta.
- Compra efectuada, pero registrada en un período diverso de lo cual ocurrió.
- Total de compras incorrectamente conciliado (entre registros autónomos y no integrados).
B - Al nivel de los pagos
- Pagos efectuados, pero no autorizados.
- Pago registrado, pero no efectuado.
- Pago efectuado, pero no registrado.
- Valor pago, incorrectamente registrado (por un valor diverso de lo autorizado).
- Pago registrado en un período diverso del en que ocurrió.
- Pago registrado en una cuenta incorrecta.
- Total de pagos incorrectamente conciliados (entre registros autónomos y no integrados).
Es también necesario estar atento para:
- * Devoluciones significativas de compras
- * Compras significativas en moneda extranjera
- * Compras a empresas del grupo
- * Compras de bienes individuales de valor significativo
- * Estimativas de royalties a pagar (o ya pagados)
C - Al nivel de las ventas
- Registro de una venta sin la expedición del producto
- Expedición del producto, venta no registrada
- Valor de venta incorrectamente registrado
- Productos enviados a un cliente dudoso (cliente con riesgo de crédito)
- Ventas incorrectamente registradas
- Ventas registradas en un período incorrecto
- Ventas incorrectamente agregadas o transportadas para el razón (error de interface)
D - Al nivel de recibimientos
- Cobranza registrada pero no depositada
- Cobranza no registrada ni depositada
- Cobranza depositada pero no registrada
- Valor de la cobranza registrado incorrectamente
- Cobranza registrada en la cuenta incorrecta de cliente
- Cobranza registrada en el período incorrecto
- Cobranzas incorrectamente agregadas o transportas para el razón general
Es también necesario estar atento para:
- * Devoluciones significativas de ventas
- * Ventas o cobranzas relevantes en moneda extranjera
- * Ventas de chatarra y/o de los volúmenes
- * Ventas y valores a recibir de compañías (del grupo) o de entidades con interés en la compañía
- * Productos de valor relevante
- * Ajuste de crédito
- * Aceptación de encomiendas
- * Expedición de productos y/o provisión de servicios
- * Ajuste y negociación de precios y de condiciones contractuales
- * Ajuste/corrección de balances
E - Al nivel de las existencias
MATERIAS PRIMAS (MP):
- Transferencia de MP registrada, pero el producto no fue transferido
- Transferencia de MP efectuada físicamente, pero no registrada
- Transferencia de MP incorrectamente registrada o reflejada
- Transferencia de MP registrada en el período incorrecto
- Transferencia de MP incorrectamente agregada (vía interface u otro método)
Productos acabados (PA) y productos y trabajos en curso (PTC):
- PA o mercancías extraviadas o robadas
- Transferencia de PTC incorrectamente registrada
- Transferencia de PTC registrada en un período incorrecto
- Transferencia de PTC agregada incorrectamente (vía interface u otro método)
F - Al nivel del coste de ventas
- El coste de ventas fue registrado, pero los productos no han sido enviados
- Productos enviados, pero el coste no ha sido registrado
- Coste de ventas incorrectamente registrado
- Coste de ventas registrado en cuentas inadecuadas
- Coste de ventas registrado en un período incorrecto
- Coste de ventas agregado incorrectamente (vía interface u otro método)
Para cada uno de estos posibles tipos de error cada organización debe desarrollar procedimientos que reduzcan al mínimo su existencia por forma a no perjudicar los activos de la organización.
Estamos disponibles para ayudarle a identificar las causas de los errores e implementar uno o varios controles de entre las mejores practicas a nivel mundial y que nuestros especialistas pueden recomendar. – Compartimos Nuestro Conocimiento