O controlo consiste na função de verificar que o resultado de certa actividade está de acordo com o previsto e pode incidir sobre elementos emitidos pelos sistemas de informação ou pela preparação autónoma de dados (i.e. analisa as margens por produto e prepara relatórios de desvios; revê as conciliações bancárias, etc.).
Por sua vez, a supervisão representa o controlo dos controlos, ou seja, a actividade desenvolvida por uma terceira entidade que verifica que o controlo foi executado (e.g. revê a análise das margens, e questiona os desvios acima de X e avalia a razoabilidade das explicações do relatório recebido; aprova as conciliações bancárias, etc.), apondo a sua assinatura e responsabilizando-se.
Existem vários erros possíveis numa organização, nas mais diversas áreas, e que aqui chamamos a atenção, e para os quais se requer a implementação de procedimentos de controlo para evitar que esses riscos se tornem efectivos.
A nossa vasta experiência, conjugada com a dos nossos parceiros internacionais, identifica as seguintes áreas de risco nas organizações e que requerem muita atenção.
A - Ao nível das compras
- Efectivação de uma compra que não estava autorizada
- Registo contabilístico de uma compra, cujos produtos ou os serviços não foram recepcionados
- Passivo incorrido (qualquer despesa), mas não reflectido na contabilidade
- Compra efectuada, mas registada incorrectamente (por um valor diferente do acordado ou do repcionado)
- Compra efectuada, mas registada numa conta errada
- Compra efectuada, mas registada num período diferente daquele em que ocorreu
- Totais de compras incorrectamente conciliados (entre registos autónomos e não integrados)
B - Ao nível dos pagamentos
- Pagamentos efectuados, mas não autorizados
- Pagamento registado, mas não efectuado
- Pagamento efectuado, mas não registado
- Quantia paga, registada incorrectamente (por um valor diferente do que se autorizou pagar)
- Pagamento registado num período diferente daquele em que ocorreu
- Pagamento registado numa conta imprópria
- Totais de pagamentos incorrectamente conciliados (entre registos autónomos e não integrados)
Também é necessário atentar para:
- * Devoluções significativas de compras
- * Compras significativas em moeda estrangeira
- * Compras a empresas do grupo
- * Compras de bens individuais de valor significativo
- * Estimativas de royaltys a pagar (ou pagos)
C - Ao nível das vendas
- Registo de uma venda sem expedição do bem
- Expedição do bem, venda não registada
- Valor da venda registada incorrectamente
- Produtos expedidos para um cliente duvidoso (cliente com risco de crédito)
- Vendas incorrectamente classificadas
- Vendas registadas no período incorrecto
- Vendas incorrectamente agregadas ou transpostas para o razão (erro de interface)
D - Ao nível dos recebimentos
- Cobrança registada mas não depositada
- Cobrança não registada ou depositada
- Cobrança depositada, mas não registada
- Valor da cobrança registado incorrectamente
- Cobrança registada na conta errada (do cliente)
- Cobrança registada no período errado
- Cobranças incorrectamente agregadas ou transpostas para o razão geral
Também é necessário atentar para:
- * Devoluções significativas de vendas
- * Vendas ou cobranças relevantes em moeda estrangeira
- * Venda de sucata e ou de grandes volumes
- * Vendas e valores a receber de empresas associadas (do grupo) ou entidades com interesse na empresa
- * Produtos de valor relevante
- * Fixação do crédito
- * Aceitação das encomendas
- * Expedição de produtos e ou fornecimento de serviços
- * Fixação e negociação de preços e condições contratuais
- * Ajustamento/correcções aos saldos
E - Ao nível das existências
Nas matérias primas (MP):
- Transferência de MP registada, mas o produto não foi transferido
- Transferência de MP efectuada fisicamente, mas não registada
- Transferência de MP registada incorrectamente ou mal classificada
- Transferência de MP registada no período incorrecto
- Transferência de MP agregada incorrectamente (via interface ou outro meio)
Nos Produtos Acabados (PA) e nos produtos e trabalhos em curso (PTC)
- PA ou Mercadorias extraviadas ou roubadas
- Transferência de PTC incorrectamente registada
- Transferência de PTC registada no período incorrecto
- Transferência de PTC agregada incorrectamente (via interface ou outro meio)
F - Ao nível do custo das vendas
- Custo das vendas registado, mas os produtos não foram expedidos
- Produtos expedidos, mas o custo não foi registado
- Custo das vendas registado incorrectamente
- Custo das vendas registado em contas inadequadas
- Custo das vendas registado no período incorrecto
- Custo das vendas registado no período incorrecto
Para cada um destes tipos de erros possíveis ou potenciais cada organização deve desenvolver procedimentos que minimizam a sua existência e os activos da organização não sejam prejudicados.
Estamos disponíveis para vos ajudar a identificar as causas dos erros e implementar um ou vários controlos entre as melhores práticas a nível mundial e que os nossos especialistas podem recomendar. – Partilhamos Conhecimento.